株式会社ユー・エス・エス／上田写真製版所 ブログ
◆ヤマトの代引きはインボイス非対応？サンプル発送の注意点と対処法
“飾って楽しむ” 防災備蓄の販促品、パンの缶詰「PANKAN（ぱんかん）」です。
先日、「サンプルを代引き（商品との代金引換）で送ったら、『適格請求書（インボイス）をください』と言われて初めて気づいたこと」がありました。
当社ではパンの缶詰（PANKAN）のサンプル発送（有償：3缶セット）も行っています。
いつも通りヤマトの代引きでお送りしたところ、
「経理処理に使うので、適格請求書をお願いします」とのご依頼を受けました。
……あれ？
ヤマトの領収書って、インボイスにならないんだっけ？
調べてみて分かったのが、これ、かなりハマりやすい落とし穴だということでした。
同じように、ノベルティやサンプル発送をしている方の参考になればと思い、実体験ベースでまとめてみます。
Q1. ヤマトの代引きって、インボイス（適格請求書）を発行できるの？
結論から言うと、
ヤマトの代引き（宅急便コレクト）の領収書は、適格請求書にはなりません。
ヤマト運輸さんは「集金代行」をしているだけで、
「実際に商品を販売しているのは、私たち（荷主・売主）」です。
インボイス制度では、
「売上を立てている事業者」しか、適格請求書を発行できない
というルールになっています。
そのため、
ヤマトの代引きの領収書
→ 支払った証明にはなる
→ でも 、インボイスの要件は満たしていない
という扱いになります。
（参考）ヤマト運輸ホームページ よくあるご質問（法人のお客様）
「代引き（宅急便コレクト）の手数料の適格請求書（インボイス）を発行してほしい。」
Q2. なぜ「領収書があるのにダメ」なの？
インボイス（適格請求書）には、
- 発行事業者の名称、登録番号
- 取引年月日
- 取引内容
- 税率ごとの消費税額
- 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
- 請求書を受け取る相手の社名または氏名
など、細かい記載要件があります。
ヤマトの代引きの領収書には、これらが すべては載っていません。
そのため、経理処理上は
「支払った証拠にはなるけど、仕入税額控除には使えない」
という、ちょっと困った状態になります。
Q3. じゃあ、どうすればいいの？
答えはシンプルで、
売主（＝当社）が、別途「適格請求書」を発行する
これだけです。
この「適格請求書」は、
- 請求書という名前でなくてもOK
- 納品書でもOK
- PDFでもOK
要件さえ満たしていれば、形式は問いません。
実務的には、
- 商品代金
- 消費税
- 登録番号
をきちんと記載したPDFを、メールでお送りすれば十分です。
Q4. サンプル発送、毎回インボイス同封しないとダメ？
これ、実務的にはかなり悩ましいところですが……
結論としては：
基本は「求められたときだけPDFで対応」で十分です。
実際、
- 少額のサンプル
- 社内検討用
- 経費処理しないケース
も多く、全員がインボイスを必要としているわけではありません。
一方で、次のような場合は要注意です。
- 官公庁
- 大企業
- 上場企業
- 経理部門からの依頼
こういう場合は、最初から用意しておくのが安全です。
Q5. 実務的におすすめの運用は？
当社のような「サンプル発送が日常的にある業務」の場合、現実的には次の運用が一番バランスが良いと思います。
- サンプル発送：
→ 代引きOK
→ インボイスは「必要と言われたらPDF送付」 - 本発注：
→ 請求書払い／振込など、通常フロー
さらに、トラブル防止のために、メールなどにこんな一文を入れておくのもおすすめです。
「※代引きでのお支払いの場合、ヤマトの領収書はインボイス非対応となります。
適格請求書が必要な場合は、PDFにて別途発行いたしますのでお知らせください。」
これだけで、「聞いてない問題」はかなり防げます。
インボイス制度、実務とのギャップが大きい…
正直なところ、
「代引きが一番ラクな場面」ほど、制度的には相性が悪い
という、なかなか悩ましい設計だな…と感じます。
現場では、
- スピード重視
- 手間をかけずに送れる
- 未回収リスクがない
という理由で、代引きは今でもとても便利な手段です。
だからこそ、
制度を知ったうえで、現実的な運用に落とし込む
これが大事だなと思いました。
まとめ
- ヤマトの代引きの領収書は、インボイスにはならない
- インボイスは、売主（当社）が別途発行する必要がある
- 実務的には「必要な人にだけPDF対応」で十分
- 官公庁・大企業相手は、最初から用意しておくと安心
当社では、こんなことも日々経験しつつも、PANKANのサンプル発送作業をしております。
「PANKANを発注する前に実物を見てみたい」、「社内の提案プレゼン用に」という企業様にもサンプルを発送しておりますので、お気軽にお問い合わせください。
