株式会社ユー・エス・エス／上田写真製版所 ブログ
【📌保存版】役員改訂・法人移転の挨拶状マナーと実務ポイント
〜🗺️地図・🃏カードの種類・✉️宛名印字まで完全ガイド〜
企業の「役員改訂」や「事務所移転」は、社内外の信頼関係に直結する大切なイベントです。こうした変更があった際には、正式な挨拶状（案内状）を送付することがビジネスマナーとされています。
本記事では、挨拶状の書き方や送付のタイミング、カードの選び方から印刷会社への依頼方法まで、実務に役立つポイントを徹底解説します。
🎯 挨拶状の目的と送付タイミング
挨拶状は、相手に変更内容を丁寧に伝え、安心感と信頼を与える役割を持ちます。とはいえ、タイミングを間違えると逆効果になることも。ケースごとに注意が必要です。
🏢 法人移転の場合
- 業務開始日が決まり次第、1〜2週間前までに届くように発送準備を。
- 余裕を持ったスケジュールで混乱を防ぎましょう。
👤 役員改訂の場合
- 原則として「株主総会の決議が確定し、登記完了後」に発送。
- 決議前や内定段階での発送は避けるのが鉄則。
- 文面には「就任日」「退任日」などの具体的な情報を明記しましょう。
💡**ポイント：**印刷や封入作業は事前に済ませ、発送のみを「確定後」に行うのがスムーズです。
📝 挨拶状の基本構成（フォーマット例付き）
ビジネスシーンで使用される挨拶状には、ある程度決まった形式があります。以下のような構成で作成するのが一般的です。
✉️ 頭語・時候の挨拶
例：「拝啓 新緑の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
📢 変更のご報告
例：「このたび弊社では下記の通り役員が改訂となりました」
🗂️ 変更の詳細情報
例：役員名・住所・電話番号・業務開始日など
🙏 今後のお付き合いのお願い
例：「今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます」
🖊️ 結語・署名
例：「敬具」＋会社名・代表者名
💡 挨拶状に句読点を入れない理由
企業の挨拶状やお礼状などのフォーマルな文書では、句読点（「、」や「。」）を使用しないのが一般的な慣習です。
これは、挨拶状が単なる情報伝達ではなく、相手に対する敬意や礼節を示すための大切なコミュニケーション手段であることに由来します。句読点を入れないことで、文章がより改まった印象となり、丁寧で格調高い文書に仕上がるのです。
また、「句読点がなくても丁寧に読んでいただける」という前提に立った表現であることから、一文字一文字に思いを込めて届けるという意味も含まれています。
ただし、ビジネスメールや社内文書など、ややカジュアルな文面では句読点を使用しても問題ありません。文書の目的や相手との関係性に応じて、適切に使い分けることが大切です。
挨拶状は企業イメージを左右する大切なビジネス文書です。正しい形式とマナーを理解したうえで、丁寧に作成することを心がけましょう。
🗺️ 地図の添付は「必須」
特に事務所移転時には、取引先の利便性を考えて地図の同封が重要です。
📌 地図の添付方法：
- A5〜はがきサイズの別紙として同封
- 三つ折りカードの中面に直接印刷するスタイルも人気
- GoogleマップのQRコードを添えるとスマホ対応◎
- 駅からのルートや目印を明記し、見やすくシンプルなデザインを意識
🃏 カードの種類と📩封筒の選び方
挨拶状の印象を左右する「カードと封筒の選び方」。用途に合わせて適切な組み合わせを選びましょう。
| カードタイプ | 特徴・用途 | 封筒例 |
|---|---|---|
| 📄 単カード | シンプル・正式感あり | 長形1号 |
| 📖 二つ折りカード | 情報量が多い場合に最適 | 洋2封筒 |
| 📑 三つ折りカード | 地図や役員一覧なども掲載可能 | 洋長3封筒 |
💡 デザインのコツ：
- 文字サイズや行間に配慮して読みやすく
- 封筒は基本「無地」ですが、ロゴ入りの場合は品位のあるデザインを選ぶと好印象
📐 用途別：おすすめレイアウト
| シーン | レイアウト | メリット |
|---|---|---|
| 👤 役員改訂のみ | 単カード＋封筒 | 公式文書としての品位重視 |
| 🏢 移転のみ | 二つ折り＋地図添付 | 情報量・視認性のバランス◎ |
| 🏢👤 移転＋役員改訂 | 三つ折り＋中面に地図など | 情報を整理して伝えやすい |
| 🔄 大規模改組 | A4印刷＋台紙 | 同封物や詳細案内に対応可能 |
🏭 印刷会社に依頼する際の注意点
プロに依頼すればクオリティや効率性は高まりますが、事前準備が鍵です。
✅ 宛名印字：チェックリスト
- 敬称（御中・様）や法人格の記載に漏れがないか
- 役職の誤りがないか
- 住所・部署・担当者情報の整合性
- 重複・不達先の除外も忘れずに
🔍 校正：社内での最終確認を徹底
- 特に役員名や代表者名の誤字脱字は致命的！
- 宛名・本文ともに複数人でダブルチェックを推奨
📆 納期：ゆとりを持った依頼を
- 通常、印刷〜発送まで7〜14営業日が目安
- 役員改訂のスケジュールが読めない場合は、株主総会の日から逆算して段取りを
📦 宛名印字・発送まで依頼する場合の注意点
挨拶状の印刷や発送を外部の印刷会社に委託する場合は、コストや納期だけでなく、信頼性や情報管理体制もしっかり確認することが大切です。
特に、送付先の住所や氏名などの個人情報を提供するケースでは、情報の取り扱いに注意が必要です。印刷会社が個人情報保護法に基づいた管理体制を整えているか、事前にしっかり確認しましょう。
可能であれば、「プライバシーマーク（Pマーク）」の認証を取得している企業や、それに準ずる個人情報管理体制を有する会社に依頼することをおすすめします。これにより、取引先や顧客の大切な情報を安心して委託することができ、万が一の情報漏洩リスクを最小限に抑えることができます。
印刷・発送業務をアウトソーシングする際には、こうしたセキュリティ面の確認も含めて業者選定を行うことが、企業としての信頼を守るうえでも重要なポイントです。
📄 実務で使えるテンプレート集（縦書き例）
👤 役員改訂の場合（株主総会後）
拝啓 〇〇の候 貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り 厚く御礼申し上げます さて 去る〇月〇日開催の定時株主総会ならびに 取締役会にお下記のとおり役員の改選が行われ それぞれ就任いたしました つきましては 今後とも一層のご指導ご鞭撻を賜りますよう お願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます 敬具記 【新役員体制】 代表取締役〇〇〇〇 取締役 〇〇〇〇 （以下略） 以上
🏢 法人移転の場合
拝啓 〇〇の候
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り 誠にありがとうございます
さて このたび弊社は業務拡充に伴い
下記の通り本社を移転する運びとなりました
これを機に社員一同 より一層精進してまいる所存でございますので
今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご通知かたがたご挨拶申し上げます
敬具
記
【新住所】
〒〇〇〇ー〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇〇〇〇〇ビル〇階
電話番号：〇〇－〇〇〇〇ー〇〇〇〇
業務開始日：〇月〇日
以上
🏢👤 役員改訂＋法人移転の場合
拝啓 〇〇の候
貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り 厚く御礼申し上げます
さて このたび弊社は下記のとおり役員改選を行い
併せて本社を移転いたしましたので
謹んでお知らせ申し上げます
これを機に より一層の社業発展に努めてまいりますので
今後とも倍旧のご厚誼を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます
敬具
記
【新役員体制】
代表取締役 〇〇〇〇
取締役 〇〇〇〇
【新住所】
〒〇〇〇ー〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇〇〇〇〇ビル〇階
電話番号：〇〇ー〇〇〇〇ー〇〇〇〇
業務開始日：〇月〇日
以上
🧾 最後にまとめ
挨拶状は、企業の品格と信頼を示す大切なコミュニケーションツールです。役員改訂や法人移転といった節目のタイミングで、丁寧で適切な対応をすることで、社外との関係性をより強固なものにできます。
✅ 本記事の要点まとめ：
- 役員改訂の挨拶状は、株主総会決議・登記完了後に送付
- 法人移転の案内は、業務開始日の1～2週間前に届くよう調整
- 挨拶状には、頭語・時候の挨拶・変更内容・今後のお願い・結語を網羅
- 地図の添付は、移転時に必須。QRコードや中面印刷も有効
- カード・封筒は情報量や目的に応じて最適な組み合わせを選定
- 印刷会社とのやりとりでは、宛名ミスや納期遅延の防止が重要
📬 一通の挨拶状から伝わる「誠意」が、次の信頼をつくります。
準備・文面・デザインすべてに心を込めて、より良いビジネス関係を築いていきましょう。
株式会社ユー・エス・エスでは、ご挨拶状の文面案のご提案をはじめ、デザインレイアウトの作成、宛名印字、印刷、封入・封緘、発送まで一貫して承っております。
また、文面案をご支給いただく場合でも、プロの文字校正スタッフが内容を確認のうえ、必要に応じて修正のご提案をさせていただきます。
どうぞお気軽にご相談ください。
