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◆「防災の日」に見直そう！広報・総務担当者のためのBCPチェックリスト10

こんにちは。
9月1日は「防災の日」ですが、その由来をご存じでしょうか？
1923年に発生した関東大震災にちなんで制定された日で、ちょうど台風シーズンとも重なることから、全国で防災訓練が行われる日となっています。

家庭では「非常持ち出し袋を確認しよう」「水や食料を備蓄しよう」といった話題が中心ですが、企業にとっての防災は、それだけではありません。社員の安全を守ることは大前提ですが、同時に考えなければならないのが 「事業を止めないこと」 です。

防災対策が“人や建物を守る備え”だとすれば、BCPは“災害が起きても事業を継続するための仕組み”。

総務や広報を担当するみなさんにとっても、BCPは決して他人事ではありません。緊急時の情報伝達や社外への発信の仕方は、企業の信頼を大きく左右します。

そこで今回は、「防災の日」に合わせ、広報・総務担当者のための実務にすぐ役立つ「BCPチェックリスト10」をご紹介します。ぜひご自身の会社の備えと照らし合わせてみてください。

災害発生時に最優先すべきは社員の安全です。電話やメールだけでなく、安否確認アプリやチャットツール（Slack、Teamsなど）を活用して複数ルートを確保しましょう。停電や通信障害を想定し、最低でも2つの手段を用意しておくことが安心につながります。

BCPでは「誰が」「どの順番で」「どの方法で」取引先へ連絡するかを決めておくことが重要です。テンプレート文を用意しておけば、広報や営業担当が迅速に発信できます。

システムやデータが失われれば、業務はすぐに止まってしまいます。クラウドへの保存、外部サーバーの活用、紙での控えなど、異なる方法を組み合わせるのがおすすめです。BCPの基本は「一か所に頼らない」こと。

地震や水害でオフィスが使えなくなるケースは珍しくありません。オフィスが使えない場合に備え、在宅勤務ルール、サテライトオフィスの、コワーキングスペースの確保など、選択肢をあらかじめ検討しておくと安心です。

水・食料・衛生用品・簡易トイレ・発電機など、企業にも最低限の備蓄は必要です。防災月間や年度末に棚卸しを行い、賞味期限や使用期限を確認しましょう。備蓄品を社員に体験してもらうイベントを開けば、防災意識の向上にもつながります。

災害時に全業務を同時に動かすことはできません。まず継続すべき業務は何か（例：顧客対応、受発注処理など）をリスト化し、優先順位を決めておく必要があります。「何を継続し、何を止められるか」を明確にすることがBCPの肝です。

自社が無事でも、外部パートナーが止まれば事業も止まります。緊急時の連絡窓口や代替先の確認を日頃から行い、取引先と「災害時の協力関係」を共有しておきましょう。

広報担当にとって、災害時は試される瞬間です。
社内向け：社内報、イントラ、チャット
社外向け：SNS、Webサイト、プレスリリース

特に「誰が最終承認するか」を事前に決めておくと混乱が防げます。

マニュアルや計画があっても、訓練をしなければ動けません。年に1度は防災訓練や安否確認テストを実施し、机上演習で「もし本社が使えなくなったら？」をシミュレーションしてみましょう。実際にやってみると、想定外の課題が必ず見えてきます。

BCPは一度作って終わりではありません。組織体制の変化やシステム更新に合わせて定期的に点検・改訂する必要があります。おすすめは「防災の日」や「防災週間」に合わせて年1回は必ず見直すこと。タイミングを決めておくと継続しやすくなります。

BCPは単なる社内マニュアルではなく、発信の仕方次第で企業イメージを高めることができます。
例えば、

当社では、防災・BCPに関わるさまざまな制作支援を行っています。

・社員の安全を守る
・事業を止めない仕組みを整える
・社会に安心感を発信する

この3つを意識して準備を進めることが、企業価値を守り、信頼を高める第一歩となります。