株式会社ユー・エス・エス／上田写真製版所 ブログ
◆教えて！「社内報」づくりのQ＆A19【実践編】 〈社内報の記事を“読みやすく”整えるコツ〉
✅ 記事冒頭の要約
最近は、原稿の下書きや文章のたたき台が簡単に手に入る時代になりました。だからこそ社内報担当者に求められるのは、「この文章で本当に伝わるか」を見極め、社内報として使える形に整える力です。今回は、読みやすく伝わる原稿に仕上げるための考え方と実務のポイントを紹介します。
✏️ はじめに
こんにちは。
東京・文京区護国寺で、社内報づくりを企画から取材、デザイン、校正、印刷までトータルでサポートしている株式会社ユー・エス・エスです。
取材メモや写真はそろっているのに、
「この文章で伝わるのか」
「社内報として使えるのか」
と悩んだことはありませんか。
いまは、文章のたたき台を用意すること自体は難しくありません。その分、「この原稿で読者にきちんと届くか」を判断し、整える役割が、社内報担当者により強く求められるようになっています。
第19回では、社内報の記事を“読みやすく整える”ための実務的な考え方を整理します。
Q1. 原稿のたたき台はあるのですが、社内報として使えるか自信がありません
A1. そのときに確認したいのが、「この文章で何を伝えたいのか」がはっきりしているかどうかです。
情報がたくさん書かれていても、結論やメッセージが見えなければ、読む側は「結局何が言いたいのか分からない」と感じてしまいます。
まずは、
- この記事は何のためのものか
- 誰に読んでほしいのか
- 読後にどう感じてほしいのか
この3点を一度言葉にしてみてください。
それが明確になれば、その結論に向かって文章を整理し直すことができます。
Q2. 取材内容はそろっていますが、うまく文章がまとまりません
A2. そんなときは、いきなり「きれいな文章」にしようとしなくて大丈夫です。
まずは見出しや段落の流れ（骨子）をつくり、その中に取材メモを当てはめていきましょう。
このとき役立つのが「5W1H」です。
「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」を整理すると、
情報の抜けや重複が見えてきます。
特に社内報では、「なぜ」「どのように」があることで、
単なる報告ではなく、読みごたえのある記事になります。
Q3. 読みやすい文章にするために意識したいことは？
A3. 社内報は社内の人が読むものなので、誰が読んでも理解できる表現を心がけることが大切です。
たとえば、
- 1文を長くしすぎない
- 漢字とひらがなのバランスをとる
- 同じ意味の言葉を繰り返さない
といった基本を押さえるだけで、文章はぐっと読みやすくなります。
難しい言い回しよりも、「社内の人にどう伝わるか」を基準に整えていきましょう。
📝 まとめ
原稿のたたき台が用意できる時代だからこそ、その文章が「社内報として本当に伝わるか」を見極めることが重要になっています。
結論がはっきりしているか、読者にとって分かりやすいか、背景やプロセスがきちんと伝わるか。
5W1Hで情報を整理し、特に「なぜ」「どのように」を意識して整えることで、原稿は単なる文章から“読まれる社内報の記事”に変わっていきます。
💬 よくある質問（FAQ）
Q1. 「結局なにが言いたいの？」と言われがちです。原因は？
A. 多くの場合、冒頭に結論（今回のニュースの価値）が置けていないことが原因です。
背景から書き始めると、読者は途中で迷子になります。最初の2〜3行で「何が起きて」「なぜ大事か」を言い切り、そのあとに理由や詳細を足すほうが、社内報では圧倒的に読まれます。
Q2. 取材メモが多くて、情報を詰め込みすぎてしまいます。
A. これはとてもよくある悩みです。そんなときは、先に「読者に持ち帰ってほしい1つ」を決めてください。
その1つに効く情報だけを本文に残し、それ以外は囲みや小見出しに回すことで、記事の軸がぶれなくなります。
Q3. 原稿をもらうと、主語が飛ぶ・時系列が混ざる・話があちこち行きます。どう直せばいい？
A. 書き直す前に、まず並べ替えです。
「結論 → 背景 → 具体 → 結果 → 今後」のような流れに情報を当てはめるだけで、文章はぐっと読みやすくなります。文章を直すより、構造を整えるほうが早くて確実です。
Q4. 専門用語が多い部署の記事を、全社向けにするには？
A. 用語を消すのではなく、最初に一度だけ“通訳”するのがコツです。
最初の登場時に「つまり何の話か」「社員にとって何が大事か」を補足し、その後は短い言い方で統一すれば、部署外の人にも読める記事になります。
🏢 株式会社ユー・エス・エスより
「原稿はあるのに、社内報として使える形にならない」
「文章をどう直せばよいか分からない」
──そんな悩みは、社内報の現場ではとてもよくあります。
株式会社ユー・エス・エスでは、原稿の整理や構成の調整、文字校正まで含めて、
伝わる記事に整えるところまでをトータルでサポートしています。
護国寺を拠点に、実務に寄り添った社内報づくりをお手伝いします。
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