教えて、社内報Q&A

◆教えて！「社内報」づくりのQ&A10〈進行管理の役割とポイント 〉

Tag : 社内報

こんにちは。
東京・文京区護国寺で、社内報づくりをトータルでサポートする護国寺のデザイン会社｜ユー・エス・エス / 上田写真製版所です。

社内報をつくるときに欠かせないのが「進行管理」。
「進行管理って、具体的にどんなことをするの？」「担当になると何を気をつければいいの？」──そんな疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。

今回は第10回として、社内報制作における進行管理の仕事とそのポイントについてやさしく解説します。

📅 進行管理とはどんな仕事？

Q. 社内報制作における進行管理とは、どのような仕事ですか？

A. 進行管理とは、制作に関わるスタッフの作業の進捗を把握し、トラブルや遅れがあっても発行日に間に合うように全体を調整する仕事です。
社内報は多くの人が関わるため、記事や写真が遅れる、校正で修正が増えるなど予期せぬ出来事が起こりやすいもの。進行管理担当は、そうした状況でも納期を守るための舵取り役となります。

👀 進行管理に求められる視点

• 広い視野で全体を見渡す
  記事ごとの進捗だけでなく、全体の流れを把握しておく必要があります。「ここが遅れると印刷に影響が出る」など、全体像をつねに意識しましょう。
• 細かい部分にも気を配る
  校正漏れや写真の抜けなど、ちょっとした不備が発行直前のトラブルにつながります。細かい部分に注意を払いながら進めることも大切です。
• 柔軟な対応力
  トラブルは必ず起きるもの。予備日を設定したり、代替案を用意したりと、臨機応変にスケジュールを修正できる力が求められます。

🤝 コミュニケーションの重要性

進行管理の仕事は、スケジュールを調整するだけではありません。取材や執筆をお願いする社内外の人たちと連絡を取り、協力を依頼することも欠かせません。

• 社内のスタッフに取材や原稿を依頼
• 外部のライターやカメラマンと連絡
• デザイナーや印刷会社とのスケジュール調整

こうした多方面とのやりとりを円滑にするためには、積極的なコミュニケーション力が不可欠です。

⚠️ 進行管理で気をつけたいこと

• 予定は「遅れる前提」で組んでおく
• 代替案やバックアップを常に用意しておく
• 関係者と進捗を共有し、情報をオープンにする
• トラブルが起きても感情的にならず、冷静に判断する

💡POINT

社内報における進行管理は、進捗状況を常に把握し、トラブルがあっても納期に間に合うよう全体を調整する仕事です。広い視野と細部への気配り、そして多方面とのコミュニケーション力が欠かせません。

「進行管理に自信がない」「スケジュールがうまく回らない」──そんなときも、ぜひ株式会社ユー・エス・エスにご相談ください。
護国寺を拠点に、企画から取材・デザイン・校正・印刷までを一貫して手がけ、安心の社内報づくりをお手伝いしています。