株式会社ユー・エス・エス／上田写真製版所 ブログ
◆Web社内報を「ダウンロード形式」にしたら閲覧数が下がった!? 〜見せ方を工夫して読まれる社内報を目指そう〜
はじめに 📝
皆さんの会社では、社内報をどのような形で社員に届けていますか？
以前は紙で印刷された冊子を全社員に配布するのが一般的でしたが、近年ではDX（デジタルトランスフォーメーション）の進展により、PDFなどの「ダウンロード形式」で配布するデジタル社内報が主流になってきました。
たしかにPDFは、印刷も簡単で、メール添付や社内ポータルからすぐに配信できるという利便性がありますし、保存性にも優れています。しかし一方で、「PDFに切り替えた途端に、閲覧数が激減した」「社員が読んでくれなくなった」といった声も多く聞かれます。
📉 便利なはずのデジタル化が、なぜか“読まれない社内報”を生み出してしまっているのです。
今回は、なぜ「ダウンロード形式の社内報」は読まれにくいのかという課題を深掘りしながら、どうすれば“社員が読みたくなる社内報”を作れるのかについて、具体策を交えながらご紹介していきます。
さらに、Webと紙媒体を組み合わせた“ハイブリッド型の社内報”という選択肢にも注目し、より多様な社員に届く工夫を探っていきます。
なぜダウンロード形式だと閲覧数が減るのか？ ❌📉
1. 手間がかかる導線の問題 🧭
PDFは配布こそ簡単ですが、読者である社員にとっては「ダウンロード → 保存 → 開く」という手間が発生します。
この「ちょっとした手間」が、日々の業務に忙しい社員にとっては心理的ハードルとなり、「後で読もう」が「読まないまま」に繋がりがちです。
また、一度読もうと思っても、「保存先がどこだったかわからなくなってしまった」という理由で再アクセスが面倒になり、結局読まれずに終わるケースも珍しくありません。
2. スマホでの閲覧性の低さ 📱🔍
スマートフォンでの閲覧が増える中、PDFはスマホの画面に最適化されていないことが多く、拡大・縮小を繰り返さないと読みにくいこともあります。
読みづらいと感じた瞬間に、「もういいや」と閉じてしまう心理は誰しもにあるものです。
📲 どこでも見られる時代だからこそ、見づらさは致命的なのです。
3. 通知の弱さと埋もれやすさ 📩🕳️
「新しい社内報を発行しました！」という新着のお知らせをメールやチャットで流しても、PDFファイルのリンクが埋もれてしまいがちです。
一方、Webページ形式であれば、目に入りやすいバナーやクリックしやすいリンクを設けることができ、社員が気づいて読んでくれる確率がぐんと上がります。
👀 「見つけやすさ」＝「読まれる第一歩」とも言えるでしょう。
閲覧数が減ることのリスク ⚠️
社内報は単なる「お知らせ」ではなく、経営理念や現場の声、社員同士のつながりを伝えるための重要な社内コミュニケーションツールです。
閲覧されなくなると、次のようなリスクが生じます：
- 🧭 経営ビジョンが社員に届かなくなる
- 🤝 社員同士のつながりや一体感が希薄になる
- 😞 担当者の努力が報われず、社内報の継続意欲が低下する
📉 つまり、閲覧されない社内報は“発信の自己満足”に陥ってしまい、会社全体のエンゲージメントにも悪影響を及ぼす可能性があるのです。
どうすれば読まれる社内報になるのか？
具体的な工夫を徹底解説！💡✨
1. 配信方法の工夫：Webページ化とマルチデバイス対応 🌐📲
✅ Webページ形式での配信
- 社内報をWebページ化することで、リンクをクリックするだけでその場ですぐ読める環境を提供できます。
- ダウンロードというハードルを取り除き、より軽やかにアクセスできるUXを実現しましょう。
- 社内ポータルサイトに常設バナーや「今月の特集」などを設けて、社員が迷わずたどり着ける導線設計も重要です。
✅ スマホ対応・レスポンシブデザイン
- スマホ・タブレットからも快適に読めるよう、画面サイズに応じたレイアウト自動調整（レスポンシブ化）が必須。
- 操作性を考えたボタン配置や、画像の軽量化なども工夫しましょう。
🧩 Web×リアルのハイブリッド導線を活かしましょう。
2. 通知・リマインドの工夫：プッシュ型で「気づき」を増やす 🔔📢
✅ 視認性の高い定期通知
- チャットツールやメールで、インパクトあるタイトルとアイキャッチ画像付きで定期的に通知を送信しましょう。
- 「今週のピックアップ」「現場の声紹介」など、特集性を出すことでクリック率アップが期待できます。
✅ リマインドで未読者フォロー
- 一度の通知では見逃されることも多いため、未読者を対象とした再通知機能を活用しましょう。
- 月末には「今月の人気記事TOP3」などを配信し、自然にもう一度読んでもらえる仕掛けを用意します。
3. コンテンツの工夫：多様性と参加型で「読みたい」を生み出す 🎨🎤📷
✅ 写真・動画・音声で魅せる
- 文字だけでなく、図解・イラスト・写真を効果的に使って視覚に訴えることで、情報がぐっと伝わりやすくなります。
- 社長インタビューや現場リポートを動画形式で発信することで、臨場感やリアリティもアップ！
- ポッドキャスト形式の音声コンテンツで「通勤中に聞く社内報」などの工夫もおすすめです。
✅ 社員参加型コンテンツ
- 社員投稿コーナー、相談コーナー、「あるある川柳」など、社員が登場する企画を取り入れることで、親近感と話題性がアップします。
- コメント欄やリアクションボタンで双方向のコミュニケーションを促進しましょう。
🏅 「いいね！ランキング」や「今月のベストコメント賞」など、ゲーム性を持たせる仕掛けも効果的です。
✅ 読みやすいデザインと構成
- 長文を避け、見出し・吹き出し・箇条書きで情報を整理し、「読み飛ばし読み」ができるように編集しましょう。
- 社員の「共感」や「笑い」を引き出すようなエピソードを盛り込むと、次回も読みたくなる“クセになる社内報”になります。
4. アクセスデータの活用とPDCAサイクル 📊🔄
✅ データから傾向をつかむ
- 各記事の閲覧数・クリック率・滞在時間などを計測し、どのテーマ・構成が読まれているかを分析します。
- 曜日・時間帯によっても変動があるため、配信タイミングの最適化も検討しましょう。
✅ 改善のアクションにつなげる
データを元に、タイトルの工夫・画像の変更・内容の絞り込みなどを試し、A/Bテスト的に改善を繰り返すことが大切です。
✅ 成果を社内で共有・表彰
- アクセス結果や人気ランキングを定期的に社内で発信し、社内報の“効果”を見える化しましょう。
- 積極的に協力してくれた社員や部門に感謝を伝えることで、次回以降の協力体制づくりにもつながります。
5. 社内文化や目的に合わせたカスタマイズ 🧩🏢
- 若手社員が多い会社なら、SNS風の表現やフランクなトーンを取り入れると受け入れられやすいです。
- 拠点が全国に広がる企業では、「地域ニュース」や「現地レポート」など、分散型コンテンツも有効です。
🧭 “読まれる”社内報とは、「その会社らしい社内報」です。
型にとらわれず、読者である社員の気持ちに寄り添った企画・デザインが成功のカギです。
6. 紙媒体との連携で“読み手の幅”を広げよう 📰🔗
社内報はデジタルに完全移行すれば良いというものではありません。
特に、工場や物流センター、建設現場など、スマホやPCの使用が制限される職場では、紙の社内報が最も身近で届きやすいツールです。
紙ならではの価値とは？
✅ 直感的で手に取りやすい
→ 社員ラウンジや休憩室に設置されていれば、ふと目に留まって思わず手に取る…という“偶然の出会い”が生まれやすくなります。
✅ 深くじっくり読める
→ 紙面をめくりながらじっくりと読む体験は、情報の「定着」や「理解の深さ」において優位な面があります。
✅ 印象に残る「質感」
→ 手触りや色味、ページのデザインなど、視覚以外の感覚にも訴える表現が可能です。これはブランドイメージの浸透にも貢献します。
✅ 閲覧ログが残らないという安心感
→ セキュリティ観点でも「痕跡が残らない」「印刷物だけが流通する」といった安心材料になる場合もあります。
これらの特徴は、Web社内報の課題点を補完する力を持っています。たとえば、紙版にダイジェストや特集の見どころを掲載し、続きはWebで読める構成にすることで、相互に読者を誘導するハイブリッドな運用が可能になります。Web版では動画や音声など多様な表現でリッチに伝え、紙では手軽な導入や保存性を活かす。そうした組み合わせによって、多様な社員の働き方・情報収集スタイルに対応する、より開かれた社内報が実現できるのです。
📌 連携の工夫例
- 紙版にQRコードを掲載し、Web版へスムーズに誘導
- 紙でダイジェスト、Webで動画や詳細を掲載し役割分担
- 紙媒体の設置場所を通知で案内し、見逃し防止
- 紙面に“社員投稿ピックアップ”などを掲載してWebとの相互リンクを促進
まとめ ✅
読まれる社内報にするためのポイントは以下の通りです：
- 🌐 配信形式の見直し（Webページ化）
- 📲 スマホ対応で快適なUX
- 🔔 通知・リマインドで気づかせる設計
- 🎥 多様なコンテンツと社員参加型の工夫
- 📊 アクセスデータに基づくPDCAの実行
- 📰 紙媒体とのハイブリッド運用で“誰でも読める”環境に
「紙かWebか」ではなく、「紙もWebも」
社員の働く環境や多様なニーズに寄り添う姿勢が、社内報の価値を高めていく第一歩です。
ぜひ、今回のポイントを参考にしながら、御社ならではの「読みたくなる社内報」を目指してみてください！
ユー・エス・エスでは、企業さまの「読まれる社内報」づくりを全力でサポートしています。
Web社内報の企画・制作から、運用、効果測定までワンストップでご提案可能です。
「なかなか読まれない」「もっと社員に伝えたい」とお悩みのご担当者さまは、ぜひ一度ご相談ください。
豊富な導入実績とノウハウで、貴社の社内コミュニケーション活性化をお手伝いします！
