教えて、社内報Q&A

◆教えて！「社内報」づくりのQ&A20〈編集＝原稿あつめ ! （5）〉

社内報のご担当者様のために、社内報制作についての基本をQ&A形式でご紹介します。
社内報のスタートアップにお役立ていただければ幸いです。

Q. 原稿を効率的に集める方法とは？

A. 今日では、記事も写真もほとんどデジタルデータになっています。
ですから集め方としては、メールで原稿データを送ってもらうようにするのが、効率的で的確に届く方法と言えるでしょう。

取材して執筆するライターに依頼する場合は、あらかじめ制作スケジュールを渡しておき、締め切りまでに完全原稿として送信してもらいましょう。依頼の資料は遅くとも取材日の1週間前までには渡しておくのが理想です。

また、社内関係者からの原稿も同様に、締め切り日を伝えてメールで送信してもらうようにしましょう。

できれば、締め切り日の2、3日ほど早めに入稿してもらえるように余裕をみて手配することが肝要です。
数ページの社内報なら一度に入稿してもらっても特に問題はないでしょうが、ページ数が多いものは、記事ごとに入稿日を分けてそれぞれ的確に対処できるようスケジュールを立てたいものです。一度に大量の原稿を受けると、原稿整理や編集作業を限られた時間のなかで行わなければならないために、間違いが起きやすくなる恐れがあるからです。

また、複数人の間で文字の校正・修正ができるように、Wordなどで原稿を作成し、関係者の誰もがファイルを開いて読めるようにしておくことが大切です。データで原稿のやり取りをする際は、ファイル形式やソフトのバージョンを統一することをお勧めします。

★POINT
原稿は今やデジタルデータがほとんど。
誰もが開いて校正や修正ができるファイル形式で入稿してもらおう。