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社内報における個人情報の取り扱いについて

社内報と個人情報

社内報は、社員同士のつながりやコミュニケーションの活性化を目的とするので、社員の顔写真や家族、慶弔などの個人情報を載せることが多いと思います。そのためプライバシーに配慮した個人情報保護が必要なことは言うまでもありません。

たとえば、社内報で社員紹介のページに顔写真を利用する場合、それは個人情報になりますので、掲載目的の範囲内で利用しなければなりません。

社内報における個人情報保護について、「内閣府個人情報保護推進室」では、

「従業員・家族の情報を社内報に掲載する場合、社内や従業員間での閲覧・回覧だけであったとしても、誰を対象に情報が公開されるかを本人に伝え、同意を得る必要がある。また入手した個人情報の利用目的を社内報などにも明記することが望ましい」との見解を示しています。

個人情報の収集や利用に際して、社内に個人情報保護法に則った規程が設けられていれば、トラブルを未然に回避できます。

〈個人情報を扱う際の基本ルール〉

1. 社内報に利用する目的や扱い方、配布範囲を社員にきちんと説明する

2. 社内報掲載について社員の同意を得、勝手に目的外に使わない

3.個人情報保護に則り、しっかり保管・管理をする

個人情報保護法というと何かと難しく考えてしまう人も多いでしょうが、基本的なルールを踏まえ、常識的な範囲内の運用であれば問題はありません。

ただし一定の配慮はしながらも、慎重に対応すべき場合があることも理解しておく必要があります。

たとえば顔写真の掲載や慶弔記事などについて、人によってはセンシティブな面で拒否する方もいるかもしれません。これは「プライバシー」の問題になりますので、その場合は掲載を控えるなど個別に対応すべきでしょう。

とはいえ、仕事を離れた趣味の紹介など、社員の「人となり」がわかるコーナーはどの企業の社内報でも人気は高く、8割以上の社内報で掲載されているようです。

社員だれもが安心して読めるように、個人情報の取り扱いについて社内報に明記することも大切です。

〈社内報の個人情報に関する記載例〉

・社内情報や個人情報が記載されています。お取り扱いにはご注意ください。

・個人情報に関する事項は承諾を得て掲載しております。

・社外秘 本書面の無断複製・転載を一切禁止します。

・社内情報や個人情報も掲載されていますので、廃棄の際はシュレッダーにかけていただくなど、取り扱いや廃棄に関してご配慮をお願いします。

・社内報は当社の役職員、グループ会社、…(配布先明記)に配布するものです。本人および家族など関係者の顔写真、氏名などの個人情報の掲載を希望しない方はその旨広報委員にお申し出ください。

個人情報の取り扱いのルールは会社ごとに決められていると思いますので、担当する企画に不安がある場合や、個人情報を活用する新たな企画を考える場合は、必ずルールに沿って問題のない方法を確認するようにしましょう。

【今年は個人情報保護法の改正年】

個人情報保護法は2015年の法改正後、国際的な動向や情報通信技術の進歩に合わせて3年に一度見直しが行われることとなり、前回の改正(2017年)から3年後の2020年6月に2回目の改正法が公布、2022年4月の施行が予定されています。

2020年改正のポイント

①本人による個人情報の不適正利用に対する利用停止等、請求権の拡大

②個人情報取扱事業者に対する個人情報漏洩時の報告義務、ならびに本人に対する通知義務が新設、さらに、不適正な個人情報の利用の禁止義務が明文化

③個人情報取扱事業者の個人情報保護への自主的な取り組みへの推進

今回の改正においては、本人の請求権が拡大され、個人情報取扱事業者の責務が追加されています。

個人情報を取り扱う事業者としては、この改正をふまえてプライバシーポリシーや社内規程などを見直し、改正法に則った個人情報の取り扱いができるよう準備しておく必要があるでしょう。

株式会社ユー・エス・エスはプライバシーマーク取得企業です。

社内報の制作等、事業活動を通じてお客様からお預かりする個人情報の取り扱いについては、個人情報保護に関する法令を遵守し、お客様への「安心」の提供および社会的責務を果たしながら、社内報の企画・制作・印刷のお手伝いを今後ともおこなってまいります。

社内報制作は安心して株式会社ユー・エス・エスにお任せください。

社内報に関するご相談、お問い合わせは、社内報営業担当まで

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