教えて、社内報Q&A

◆教えて！「社内報」づくりのQ＆A10〈進行管理の役割とポイント 〉

こんにちは。
文京区護国寺に拠点を置き、社内報づくりを企画から取材、デザイン、校正、印刷までトータルでお手伝いしている株式会社ユー・エス・エスです。

社内報制作に欠かせない要素のひとつが「進行管理」。
担当者として初めて聞くと、なんだか難しそうに思えるかもしれませんが、実はプロジェクト全体をスムーズに回すための“要”となる役割なのです。

「進行管理ってどんな仕事なの？」「担当になると具体的に何をすればいいの？」──今回はそんな疑問にお答えします。

📅 社内報の「進行管理」は、チームを動かす要の役割

Q. 社内報制作における進行管理とは、どのような仕事ですか？

A.一言でいえば、社内報を発行日までにきちんと完成させるための全体調整 です。

記事の企画、取材、原稿、デザイン、校正、印刷――多くの工程と人が関わる中で、進行管理担当は

• 各作業が予定どおり進んでいるかチェックする
• トラブルが起きたら早めに対処する
• 最終的に納期を守るよう調整する
  といった“進捗の見守り役”であり、“スケジュールの舵取り役”です。

👀 進行管理に求められる視点

進行管理の仕事をこなすには、ただ予定を追うだけでは足りません。

• 広い視野を持つこと
  　記事単位の進捗だけでなく、全体の流れを俯瞰する必要があります。例えば「この取材が遅れるとデザインに影響が出る」など、連鎖を予測して先手を打ちます。
• 細かい部分への注意力
  　誤字脱字の見落としや写真データの不足など、ほんの小さな不備が発行直前のトラブルに発展します。細部に気を配る習慣が大切です。
• 柔軟に切り替える力
  　進行表どおりにいかないのが社内報づくりの常。予定変更に合わせて「ここを短縮してカバーしよう」といった臨機応変さが求められます。

🤝 コミュニケーションが成否を分ける

進行管理は“人”が主役の仕事です。取材や執筆をお願いする相手、デザインや印刷を担当する外部スタッフ、社内で確認作業をする上司──多くの関係者とやりとりすることになります。

• 社内向け：取材や原稿を依頼する際は、締切や形式を明確に伝える
• 社外向け：ライターやカメラマンには進行全体の流れを共有し、協力しやすい環境をつくる
• チーム内：デザイナーや校正担当と密に連絡を取り、修正や差し替えが出てもすぐ対応できるようにしておく

つまり、コミュニケーションを積極的にとり、関係者との信頼関係を築くことが進行管理の鍵になります。

⚠️ 進行管理で注意すべきこと

• 想定外の遅れにも対応できるよう、予備日を入れておく
• 代替案やバックアップを常に用意しておく
• 関係者と進捗を共有し、情報をオープンにする
• トラブル時でも冷静さを保ち、優先順位を判断する
  

📝 進行管理をスムーズにする工夫

💡POINT

進行管理とは、全体の流れを見守りながら発行日に間に合わせるための要。
広い視野・細かな配慮・人との信頼関係――この3つを意識することで、社内報は確実にスムーズに進みます。

💬よくある質問（FAQ）

Q. 進行管理表はどのくらい細かく作ればいいですか？
A. 細かすぎても混乱します。主要なマイルストーン（取材完了・初校・再校・校了など）を明確にして共有するのが基本です。

Q. トラブルが発生したときの最優先対応は？
A. 感情的にならず、まず状況を整理して優先順位を判断。解決策を関係者と共有し、再発防止を図ります。

Q. 社外スタッフとのやり取りで注意すべき点は？
A. 納期や修正ルールを最初に共有し、責任範囲を明確にしておくこと。当社では、デザイン・校正・印刷の一括管理にも対応しています。

「進行管理に自信がない」「複数の作業を同時に進めるのが大変」──そんなときは、株式会社ユー・エス・エスにご相談ください。
私たちは護国寺を拠点に、企画立案から取材、デザイン、校正、印刷までを一貫してサポートする体制を整えています。初めてのご担当者様でも安心して社内報を発行できるよう、しっかりお手伝いします。