株式会社ユー・エス・エス/上田写真製版所 ブログ

教えて、社内報Q&A

◆教えて!「社内報」づくりのQ&A⑱〈編集=原稿あつめ ! ⑶〉

初めて社内報の担当になったけれど、何もわからない、何から始めたらよいのかわからない」
そんな社内報のご担当者様のために、社内報制作についての基本をQ&A形式でご紹介します。
社内報のスタートアップにお役立ていただければ幸いです。

文章作成のテクニック

Q1.「新製品開発の秘話」として企画・取材し記事を書くのですが、どのように書けばよいかわかりません。

A2.まず、企画の段階で、そのテーマを「何のためにやるのか」「誰に届けたいのか」「どんなメッセージ(結論)を届けたいのか」を押さえておきましょう。

最初から長い文章を書いていくのではなく、まずはテーマに対して伝えたいメッセージ(結論)をしっかり意識し、導入文(リード文:テーマの概要)と見出し(骨子)を決めていけば、文章を展開しやすく、読み手にも伝わりやすくなります。

その上で本文を作成するのですが、文章執筆は「案ずるより産むが易し」という感覚で臨んでみてください。上手な文章を書かなければならないと、プレッシャーを感じているために、筆が進まないということもあります。
「私はプロのライターではなく、社内報の担当者」と言い聞かせてみましょう。まずは見出しの中で伝えたいことを書き出してみます。最初は文の流れがうまく繋がっていなくてもOKです。なるべくリラックスして、友達にメールするような気持ちで。むしろ、そうしたほうが読みやすくて親しみの持てる文章になるかもしれません。

ひととおり書き出せたら、その中で最も伝えたいことを捉え、不要な部分を削っていきます。
ここでは、基本原則である「5W1H」を心がけることが大切です。「いつ(When)」「どこで(Where)」「だれが(Who)」「なにを(What)」「なぜ(Why)」「どのように(How)」の6つの要素を明記することで、もっと掘り下げられるエピソードなどを盛り込んでいきます。
「開発の秘話」が求められているのですから、「なぜ」と「どのように」の部分で、私的な考えを述べたり、開発に至った活動状況について詳しく書いたりして、文章に厚みを持たせる工夫をしていくことがポイントです。

★POINT
最初にテーマに対する結論をしっかりと押さえること。文章作成では5W1Hに則って書くこと。特に「なぜ」「どのように」の部分を詳細に。

Q2.社内報の記事を書く上で気をつける点や技法があれば教えてください。

A2.社内報はその会社の人たちが読者になりますから、その人たちに向けた視点で書くことが求められます。

文章のテクニックについて、プロの視点から言えばそれなりのノウハウはありますが、あまり経験がない人が書く場合は、テクニックを気にするよりも、文章を書く基本の「5W1H」や、「事実を正確に書く」ことなどを守って書くことに専念してください。

また、社内報は会社の共通テーマや社員間での身近な話題が中心なので、特定の部署にしかわからないような表現は使わないほうがベターでしょう。読み手が皆共感しやすい内容に。ただし、あくまで社内報ですので、あまり柔らか過ぎる表現は避けましょう。

文章を書く上での技法はいろいろありますが、読みやすさの観点から、
・1つのセンテンスは多くて70文字以内にする
・漢字と平仮名のバランスを考える
・不要な接続詞は省略する
・体言止めを頻繁に使用しない
・「です・ます調」と「である調」は区別する
(同一文章の中で混在させたほうが個性的で読みやすい場合もあるので、一概に完全に使い分ける必要はありません)
・同じ意味合いの表現を繰り返して使わない
などが挙げられます。

★POINT
「5W1H」を基本に事実を正確に書いて、誰もが読みやすく伝わりやすい文章を心がける。

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