ノウハウ

◆PDFの活用でペーパーレス化＆テレワーク促進！

コロナ禍でリモートワークが続くなか、書類のやりとりをオンラインで行うことが格段に増えてきました。
PDFファイルは広く一般に使われているファイル形式ですが、デジタル書類を扱う上で今や欠かせない電子ファイルです。従来紙媒体で行われてきたワークフローを、全てオンラインで完結することができます。

PDFは「電子の紙」

PDFは、「Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）」の頭文字を取ったものです。
文字・図形・表などを紙に印刷するのと同じように、仮想のプリンター（PDFプリンタードライバーともいいます）を使ってアプリケーションの印刷機能からファイルを作成できるため、PDFは紙に印刷したのとほぼ同じイメージが保存されます。

PDFは、Acrobat Pro DCのさまざまな機能によって、テレワークやペーパーレス化の促進に役立つための活用ができます。

作成データの閲覧・編集・校正
ほぼすべてのファイル形式をPDFに変換し、閲覧・編集することができます。
また、注釈ツールによりPDF上にハイライトを入れたり、下線、打ち消し線を引いたりするなどのほか、ペンタブレットを接続すれば、フリーハンドの描画モードで直接赤ペン校正のような作業ができます。

クラウドストレージの活用でテレワーク中でも情報共有
クラウドストレージ（Adobe Document Cloud）にファイルを保存すれば、複数メンバーによる共有レビューを行うなどのリアルタイムなコミュニケーションができます。また、モバイルPCやスマートフォンからもアクセスして確認・編集できるので、テレワークの推進にも役立ちます。

電子サインサービスでワークフローの完全デジタル化が可能
付属の電子サインサービス「Adobe Sign」の機能で、電子印鑑や承認印を押印することで作業の進捗状況の確認もでき、スムーズなやりとりが可能になります。
また、電子契約までPDF上で完結してしまう機能でオンラインによる契約書の送付、契約締結が進められます。署名者を特定できる情報がログとして残るため、誰がいつ署名をしたかの確認ができる上、修正が加えられた場合は、修正した人の情報や修正内容の確認もできるので、改ざん防止効果も期待できます。
もちろんセキュリティ面でも、パスワードをかけることにより閲覧・編集を制限できます。

以上、Acrobat Pro DCによるPDFの活用方法についてご説明しましたが、まだまだたくさんの機能があります。
また無料ツールの「Acrobat Reader DC」では、PDFのファイル転換や編集などはできませんが、Acrobatと同じように閲覧や注釈の追加、署名、印刷が可能です。

テレワークでデジタル書類のやりとりが増えている今、業務をスムーズにしてくれるAdobeのツールで効率化を図れば、全体の作業時間が大幅に短縮できそうですね。
書類のペーパーレス化・テレワークの業務効率化に是非お役立てください。