教えて、社内報Q&A

◆教えて！「社内報」づくりのQ&A16〈編集＝原稿あつめ ! （1）〉

初めて社内報の担当になったけれど、何もわからない、何から始めたらよいのかわからない」
そんな社内報のご担当者様のために、社内報制作についての基本をQ&A形式でご紹介します。
社内報のスタートアップにお役立ていただければ幸いです。

進行管理の仕事

Q. 進行管理をする編集者を任されました。仕事はどのようにし、どこに注意すればよいでしょうか？

A. 社内報制作では、スケジュールに沿って制作を進行することになります。企画から印刷や配送など読者の手に届くまでの一連の「進行管理」をきちっと行うことが大切です。それは編集者の仕事になります。

しかし、初めての仕事になるでしょうから、何をどうすればよいのか分からないのが正直なところだと思います。

進行管理を行う編集者は、制作に伴う作業が予定通り行われているかを確認し、次の工程に作業を引き継いでいく大事な役目を担います。
最初に編集会議を開くことをスタッフに打診し、日時を決めて集まってもらいます。司会進行も基本的には編集者が行います。

編集会議では、まずスタッフ同士が企画を出し合って記事の内容を決めていきます。内容が固まったら、今度は記事の取材・写真撮影（入手方法）、原稿依頼・執筆、原稿整理・リライト、レイアウト依頼などをページごとに担当を決めていきます。
そのあとも校正のやりとり、印刷会社へのデータ渡し、色校正、発送などさまざまな作業があるので、その担当者や依頼先、外注先なども決めます。
一度決定すれば、次号からは担当者として定着させていきますが、トラブルや不備が出た場合に、すぐに対処することが大切になります。

また、毎号スケジュール表を作成し、予定どおり進行しているかをチェックし、全体を管理していくのも編集者の仕事です。
社内報制作の体制・担当人員の状況によっては、自分で取材し原稿を書かなければならない場合もあるでしょう。

重要なことは、各担当者とコミュニケーションをとって、それぞれの仕事の進捗状況を把握することです。 そして、いつでも一目でチェックできるように、社内報の各ページにどんな記事が入るか設計図にした「台割表」を作成し、それに則って役割分担をして制作を進めていくことが大事です。

★POINT
一連の制作がスケジュールどおり進んでいるかを常にチェックしましょう。