■社内報

◆先方にWordデータを送るときのうっかりミス！「変更履歴」が残ったままになっていませんか？1

Wordの便利な機能の一つとして、最初に書いた文書と、その文書に変更を加えた文書の違いを表示する「変更履歴機能」があります。

Word画面にある【校閲】のタブ、【変更履歴】の順に選択し「変更履歴の記録」をオンの状態にして変更を加えると、変更履歴が表示できるようになります。

複数のメンバーと改定を加える時などに、誰が、どの箇所をどんな内容に変更したのかがわかり、とても便利な機能です。

　

ただ、使い方によっては混乱を招くこともあります。提出先に出したくない内容を表示されてしまったり、情報漏洩などの問題が生じてしまうことがあるからです。外部にデータを提出する場合は、変更履歴を見えないようにする必要があります。「見えない状態」にする方法として「非表示にする」「削除する」の二通りがあります。

　

【変更履歴の表示/非表示を切り替える方法】

「変更履歴」の中で表示／非表示を切り替えます。

すべての変更履歴/コメント　　　⇒変更箇所マーク、変更内容コメントつき

シンプルな変更履歴/コメント　 ⇒変更箇所エリアがマークされる

変更履歴/コメントなし　　　　　　⇒変更後の文書

初版　　　　　　　　　　　　　　⇒変更前の文書

　

●「すべての変更履歴/コメント」を選択すると、変更履歴が下記のように「表示」されます。

　

「変更履歴/コメントなし」を選択すると、変更履歴が下記のように「非表示」となります。

　

次に、変更履歴を表示しない印刷方法をご説明します。

【変更履歴を表示しないで印刷する場合】

印刷プレビューで「設定」の一番上にある「印刷範囲の設定」を開きます。

以下のように「変更履歴/コメントの印刷」という設定にチェックが入っています。このチェックをはずすとプレビュー画面が変わり、変更履歴なしで印刷ができるようになります。

　

　

以上「変更履歴」を「非表示」にする方法についてご説明しましたが、この状態は「変更履歴」の情報は残ったままです。「変更履歴の記録」を設定したままのWordデータを外部に提出したりコピーを貼り付けたりした場合、変更履歴が残った文書となって他の人も見ることができてしまうため、提出用や貼り付け用にはむいていません。

　

次回は、「変更履歴の情報自体を削除する方法」についてご説明します。