■社内報

◆先方にWordデータを送るときのうっかりミス！「変更履歴」が残ったままになっていませんか？2

Wordの便利な機能である「変更履歴機能」。ただ、データを提出するときに使い方を誤ると、提出先に見せたくない情報が流れてしまうことがあります。外部にデータを提出する場合は、変更履歴を「削除する」のを忘れないことが重要です。

今回は、「変更履歴の情報自体を削除する方法」についてご説明します。

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【変更履歴自体を削除する方法】

「変更を文書に反映させる」または「元の文書に戻す」のどちらかで変更履歴を削除できます。

※変更履歴を削除しても、「Ctrlキー+Zキー」で削除前の変更履歴が見られる状態に戻すことができます。上書き保存後にも戻せますが、保存後一度ファイルを閉じてしまうとそれまでの変更履歴が見られなくなるので、変更履歴を見ることがあるなら変更履歴を削除する前にWordデータのコピーを作っておくことをお勧めします。

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●変更を文書に反映させるなら⇒【校閲】タブ、「変更箇所」の「承諾」をクリック

「すべての変更を反映」を選択した場合、それまでの変更履歴は削除されますが、実行後に変更した部分の変更履歴は残ります。

この作業以降、変更をしない、かつ変更履歴を残さない場合、 「すべての変更を反映し、変更の記録を停止」を選択してください。変更履歴はすべて削除され、以降も残りません。

この状態は、「変更履歴」の「変更履歴/コメントなし」と同じ表示になります。（変更後の文書）

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●変更を反映させずに元の文書に戻すなら⇒【校閲】タブ、「変更箇所」の「元に戻す」をクリック

「すべての変更を元に戻し、変更の記録を停止」を選ぶと、変更は反映されずに削除されます。

この状態は、「変更履歴」の「初版」と同じ表示になります。（変更前の文書）

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前回もご紹介しましたが、変更履歴を表示させないで印刷するには、「変更履歴」の「変更履歴／コメントなし」を選択すれば変更履歴が印刷されません。

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いずれの場合も、変更履歴が削除されたら忘れずに保存しましょう！

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私どもユー・エス・エスは、お客様にとって最善の納品ができますよう、このような基本作業も一つ一つ大切にしながら制作しております。